Ustawa o sygnalistach w firmie - o co chodzi? Od kiedy obowiązuje?

Po kilkunastu próbach dyrektywa o sygnalistach została zaimplementowana do polskiego porządku prawnego pod postacią ustawy o sygnalistach. Ten akt prawny wprowadza obowiązek stworzenia kanałów do obsługi zgłoszeń naruszeń prawa dla sygnalistów i obejmie swoim działaniem kilkadziesiąt tysięcy podmiotów w całym kraju. Co dokładnie zmienia ustawa o sygnalistach?

Sygnalista w firmie - jakie naruszenia może zgłosić i na czym polega jego ochrona?

Istotą ustawy o sygnalistach jest zapewnienie efektywnej ochrony osobom, które dostrzegają naruszenia prawa w firmach i chcą zgłosić je przełożonemu lub ujawnić publicznie. Co istotne, sygnalistą jest nie tylko pracownik. Przepisy przyznają ochronę również wielu innym osobom, w tym:

• osobom świadczącym pracę na innej podstawie niż stosunek pracy (np. umowa cywilnoprawna);
• przedsiębiorcom pozostającym z podmiotem w relacji B2B;
• prokurentom;
• wspólnikom lub akcjonariuszom;
• członkom organów osób prawnych lub jednostek organizacyjnych (np. członkowie zarządu lub rady nadzorczej);
• osobom świadczącym pracę pod nadzorem i kierownictwem wykonawcy, podwykonawcy lub dostawcy.

Zgłoszenia naruszeń mogą obejmować wiele dziedzin prawa, w tym korupcji, AML, zamówień publicznych, usług, produktów i rynków finansowych czy bezpieczeństwa produktów i ich zgodności z wymogami. Dodatkowo podmioty zobowiązane do stosowania przepisów ustawy o sygnalistach mogą rozszerzyć ich zakres na corporate compliance, czyli regulacje wewnętrzne i standardy etyczne.

Każdy sygnalista w firmie jest chroniony przed działaniami odwetowymi ze strony pracodawcy. W razie naruszenia zasad tej ochrony może dochodzić odszkodowania lub zadośćuczynienia.

Jakie obowiązki ciążą na pracodawcy w związku z ustawą o sygnalistach?

Podmioty zobowiązane do wdrożenia ustawy o sygnalistach są zobowiązane przede wszystkim do zaprojektowania efektywnie działającej procedury zgłoszeń wewnętrznych, która jest niezależna od procedury przyjmowania zgłoszeń zewnętrznych. Taki dokument powinien określać m.in. następujące informacje:

• jednostkę lub osobę w danej strukturze, które są uprawnione do przyjmowania zgłoszeń;
• sposoby przyjmowania zgłoszeń;
• jednostkę lub osobę uprawnioną do podejmowania działań następczych;
• tryb postępowania ze zgłoszeniami dostarczonymi anonimowo;
• obowiązek potwierdzenia przyjęcia zgłoszenia oraz podjęcia działań następczych;
• maksymalny termin na przekazanie sygnaliście informacji zwrotnej dotyczącej zgłoszenia.

Kolejnym obowiązkiem jest prowadzenie rejestru zgłoszeń, gdzie znajdują się m.in. informacje o raportach sygnalistów oraz sposobie rozstrzygnięcia spraw.

Sygnaliści - od kiedy mogą zgłaszać naruszenia?

Ustawa o sygnalistach wchodzi w życie z dniem 25 września 2024 r. Tak naprawdę jednak dokumentację trzeba przygotować znacznie wcześniej. Powinna być ona gotowa na minimum 7 dni przed rozpoczęciem obowiązywania nowych przepisów, a przecież firma musi jeszcze skonsultować brzmienie procedury z pracownikami.

Jeśli Twoja firma podlega pod ustawę o sygnalistach, nie czekaj do ostatniej chwili, ale już teraz przygotuj niezbędne procedury. Zaniedbania w tym obszarze podlegają karze! Jeśli masz wątpliwości, jak prawidłowo wdrożyć ustawę o sygnalistach, skorzystaj z pomocy kancelarii prawnej. Specjaliści z Kancelarii Oniszczuk & Associates pomogą zadbać o spełnienie nowych wymagań szybko i bez zbędnych formalności.